機密文書は正しく処理しよう~ビジネスセキュリティ守り隊~

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回収する意味

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機密文書の処分、溶解・廃棄処理を業者に依頼するということのメリットは、安全で確実に破棄出来て、情報が漏洩する事がないという点です。社内でシュレッダーを使い処理すると、コストはかかりませんがその分、大量の粉砕された紙が多くのゴミを生み出し、処理も大変です。環境保護を守る意味でも、業者に依頼することはとても有意義なことです。社内から出た機密文書は、もとは紙ですからリサイクルが可能です。機密文書が入った段ボール箱を開封や選別する事無く、そのまま溶解処理します。溶かすことによって繊維はそのままにして、また再び再生紙としてよみがえる事が出来ます。

機密文書の処分、溶解・廃棄処理を業者に依頼することは、簡単に処分できるという点では、大変便利です。しかし、裏を返せば、大事な機密内容を業者に渡していることになるでしょう。他者に渡すということは、一時的なものにせよそれだけ漏洩する可能性が高くなってしまうことを忘れてはいけません。漏洩は、社会的信用を著しく失墜させてしまう大きなリスクです。業者の選び方一つで変わってしまうので、慎重にかつ信用出来る業者に依頼したいところです。特に、業者が信用出来るかどうかが、一番大きなところです。Pマーク、いわゆるプライバシーマークを取得しているかをまずは確認する必要があります。プライバシーマークは個人情報保護に関して一定の要件を満たした事業者に使用を認められる登録商標です。いくら漏洩しませんと言っていても、回収してきた文書などが入った箱を処理せず、そのままずっと放置されたりすると、機密に関することに疎いのではないのかと疑ってしまいます。回収後速やかに処理されて、完了後はメールで完了報告があるところがいいです。また、回収車の現在位置や処分場の監視などが観えるサービス環境であれば更にいいでしょう。また、機密に関する事なので速さが求められます。返答に時間がかかるようなとこは信用にかかわります。